1. Rekisterin pitäjä
Nimi (y-tunnus): Koulutuskuntayhtymä OSAO (y-tunnus 0992445-3)
Osoite: PL 213 90101 OULU
Puhelinnumero: vaihde 040 1415140
Sähköpostiosoite: kirjaamo@osao.fi
2. Vastuuhenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike: talousjohtaja
Osoite: PL 213 90101 OULU
3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike: talousasiantuntija/taloussuunnittelija
Osoite: PL 213 90101 OULU
Sähköposti: talouspalvelut@osao.fi
4. Tietosuojavastaava
Tehtävänimike: tietosuojavastaava
Osoite: PL 213 90101 OULU
Sähköpostiosoite: tietosuojavastaava@osao.fi
5. Rekisterin nimi
Ceepos-kassajärjestelmä
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja kerätään mm. maksujen oikean kohdistamisen vuoksi, asiakkaan tunnistamisen vuoksi, asiakkaan asiointihistorian ja asiointioikeuksien todentamisen vuoksi, raportoinnin vuoksi sekä markkinoinnin vuoksi.
Ohjelmiston käyttäjistä kerätään tietoja käyttöoikeuksien määrittelemiseksi sekä käytön valvomiseksi. Ohjelmisto luo henkilötietoja sisältäviä lokitietoja ohjelmiston käyttöhistorian ja ongelmatapausten selvitystarpeita varten.
7. Rekisterin tietosisältö
Mahdollisia rekistereihin tallennettavia henkilötietoja ovat:
Laskutusasiakkaat: asiakasnumero, nimi, lisäselite, lähiosoite, postitoimipaikka, laskun toimitusosoite, laskun toimituspostipaikka.
Sisäisen tilimyynnin asiakkaat: asiakasnumero, nimi, lähiosoite, postitoimipaikka.
Asiakaskortit/-tunnisteet: nimi, lisäselite, syntymävuosi, sukupuoli, korttinumero, sähköpostiosoite.
Yleinen asiakasrekisteri: asiakasnumero, etunimi, sukunimi, syntymäaika, lähiosoite, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiointihistoria.
Henkilötunnukset (opiskelijaruokailu): henkilötunnus, nimi, ruokailuoikeustyyppi, oppilaitos.
Kampanjat: Arvonnoissa palkintoja voittaneiden nimet ja vapaamuotoiset yhteystiedot.
Työtilaukset: tilaussopimusnumero, asiakkaan nimi, lähiosoite, postitoimipaikka, puhelinnumero.
Tilavaraus: varausnumero, nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
Käyttäjät: käyttäjätunnus, nimi, sähköpostiosoite.
Myyjät: myyjänumero, nimi.
Työaikaseurannan käyttäjät: henkilönumero, nimi, palkkatiedot.
Postituslistat: sähköpostiosoite
Lahjakortit: nimi
Aterialiput: nimi
Henkilötietojen yhteyteen tallennetaan rekisteröidyn ilmaisema suostumustieto henkilötietojen käsittelystä kyseisessä käyttöyhteydessä sekä mahdollinen suoramarkkinointilupa.
Rekistereihin tallennettujen henkilötietojen lisäksi kassoilla kirjattuihin kassatapahtumiin voidaan liittää kirjaushetkellä selitteeksi vapaamuotoisia henkilötietoja. Osaan maksutavoista, kuten palkasta maksu ja luotolliset erämaksut, liittyy henkilötiedon kirjaaminen kassajärjestelmään maksutapahtuman yhteyteen.
Henkilötietoja säilytetään rekistereissä, kunnes niiden poistot tehdään manuaalisesti. Kassatapahtumahistoriat säilytetään, kunnes poistot tehdään manuaalisesti tai ajastetusti. Sähköiset kuittihistoriat säilytetään, kunnes poistot tehdään manuaalisesti, mutta kuitenkin vähintään kuusi vuotta.
8. Säännönmukaiset tietolähteet
Sopimukset, laskutusjärjestelmät, opiskelijahallinnon järjestelmät, palkkahallinnon järjestelmät, maksutapahtumia liittymien kautta kassajärjestelmään välittävät ulkoiset järjestelmät.
9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin pitäjän muihin järjestelmiin, kuten kirjanpito, laskutus, kulunvalvonta ja palkkahallinto.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Ohjelmiston käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä käyttäjäryhmäkohtaisin käyttöoikeuksin. Tietokannassa olevat tiedot suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Levyille tallennetut tiedot on suojattu käyttöjärjestelmätason käyttöoikeuksin.
Kassapalvelimen huoltoyhteys on sallittu vain palvelin- ja järjestelmätoimittajille. Ohjelmiston toimittajalla on täysi pääsy kaiken kerätyn tiedon tarkasteluun ja poistamiseen.
12. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä sähköisesti tai kirjallisesti ja osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.
13. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista. Pyynnöt tulee osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.
14. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.